Ivan Tepeš
Autor:
Ivan Tepeš

Specijalist za BI rješenja

Kako lansirati BI projekt - 7 savjeta za uspješnu implementaciju

Za uspješnu BI implementaciju potrebno je puno više od dobrog BI alata. Ovo će vam na prodajnoj prezentaciji prešutjeti gotovo svaki prodavač u trenutku dok vas pokušava zadiviti s novom funkcionalnošću njegovog softvera koju nema niti jedan drugi sličan softver, bar ne za tu cijenu licence.


Prema analitičkoj kompaniji Gartner između 70 i 80% BI projekta završi neuspješno. Popis razloga za tako crnu statistiku je vjerojatno poduži, no pravo je pitanje zašto su onih 20 – 30% uspješni? Što su oni radili drugačije od drugih? Kako osigurati da i vaš projekt završi među njima? Kako od početka postaviti stvari na dobre temelje i osigurati da vaša investicija opravda očekivanja?

BI nije softversko rješenje. Riječ je o metodologiji i procesima koji koriste tehnologiju kao način da implementiraju promjenu. Za mnoge tvrtke ovo je potpuno novi teritorij, iskorak ispred dosadašnjih ustaljenih praksa upravljanja poslovanjem te standardnog izvješćivanja koristeći statične Excel ili PDF izvještaje. Iako BI implementacija ima puno sličnosti s implementacijom bilo kojeg drugog IT rješenja postoje neke specifičnosti na koje je potrebno posebno obratiti pažnju.

Očekivanja definira sponzor

Baš kao i svaki drugi IT projekt i BI projekt treba potporu sponzora. Poželjno je da sponzor projekta bude jedan od članova uprave tvrtke čime će projekt dobiti na važnosti. Osim toga, od sponzora se očekuje da cijelom menadžmentu i članovima tima jasno komunicira očekivanja, smjernice, te konkretnu vrijednost koju od projekta očekuje. Vrlo je važno da članovi tima imaju autoritet unutar tvrtke donijeti određene poslovne odluke. Ponekada će se te odluke odnositi na promjene dosadašnjih procesa i praksi koje su nužne ako se određeni proces želi učiniti efikasnijim, mjerljivijim ili jednostavnijim. Upravo donošenje ovakvih odluka srž je promjena koje se očekuju da će BI projekt donijeti. Mnogi BI projekti padaju baš na ovom koraku.

Ključni detalj koji razlikuje BI projekt od klasičnog IT projekta je taj što je rezultat klasičnog IT projekta najčešće automatizacija već poznatog i definiranog poslovnog procesa. Rezultat BI projekta su različiti alati i aplikacije te analitički model koji su u definiranom vremenu u stanju odgovoriti na (gotovo) sva poslovna pitanja korisnika. Odgovori na pitanja zasnivaju se na činjenicama i dimenzijama, odnosno atributima, te različitim odnosima između njih koji se preuzimaju iz izvornih IT sustava odnosno na informacijama o različitim poslovnim događajima. Poslovna pitanja kao i samo poslovanje konstantno se mijenjaju te je potrebno osigurati da rješenje bude fleksibilno.

Think big, start small, and deliver value

Da bi potpomogli uspjeh projekta odmah na početku bilo bi dobro u što ranijoj fazi ostvariti pobjedu. Vrlo je važno da korisnici što ranije vide rezultate, počnu pozitivno percipirati sustav te da mu počnu vjerovati.

Preporuka je fokusirati se na specifično poslovno područje ili konkretni poslovni problem visoke vrijednosti za poslovanje te unutar nekoliko tjedana od početka projekta napraviti prvu isporuku. Na ovaj način korisnici će vrlo brzo vidjeti rezultate svog rada što će pridonijeti pozitivnoj atmosferi u timu te pozitivnom stavu o projektu unutar tvrtke. Osim toga korisnici će bolje i jasnije znati artikulirati nove zahtjeve nakon što na stvarnom primjeru shvate što su dobili kao konkretni rezultat te kako samo rješenje funkcionira.

Često projekti zaglave u dugotrajnim analizama gomile bespotrebnih podatka, izvještaja i zahtjeva koji nisu direktno vezani za donošenje poslovnih odluka. Skoro svaka tvrtka ima neke rudimente prošlih vremena, besmislene procese ili izvještaje koji su svrha sami sebi, a da nitko nikada nije postavio pitanje čemu služe i dali su potrebni. BI projekt prilika je za čišćenje nepotrebnih izvještaja, procesa i pravila. Analiza takvih izvještaja ili procesa zasigurno neće donijeti stvarnu vrijednost nego će naprotiv iscrpiti tim. Ovakve je situacije potrebno prepoznati unaprijed te na vrijeme promijeniti fokus isključivo na zahtjeve koji su opravdani.

Držite opseg pod kontrolom

Modeliranje DWH/BI rješenja je vrlo kreativan posao. Samo zato što se nešto može napraviti i zato što se u datom trenutku nešto čini zgodno nije dovoljan razlog da se na to troši dodatno vrijeme. Ako nova funkcionalnost ne donosi poslovnu vrijednost niti na bilo koji drugi način ne opravdava trošak preporučljivo ju je ostaviti sa strane sve dok se ili ne pojavi valjano opravdanje za njenu implementaciju ili od nje odustane.

Ako se učini zgodnim dodati 70 atributa u dimenziju ili kreirati hijerarhiju s 20 nivoa potrebno je kritički promisliti te još jednom redefinirati zahtjeve. Najčešće se ovakvi slučajevi događaju ako nisu jasno definirana očekivanja te korisnik pokušava pokriti sve moguće situacije koje se u budućnosti mogu dogoditi. Ovakav pristup rješavanju problema je zapravo ništa drugo nego kreiranje novih problema.

Opseg projekta jednako je važan i za klijenta i za partnera implementatora. Ovdje vrijedi pravilo manje je više te je svakako preporuka fokusirati se na rješavanje konkretnih poslovnih problema umjesto gomilanja nepotrebnih podataka te spuštanja na vrlo niski nivo granulacije podataka. Dakle, uspjeh projekta ovisi o broju riješenih poslovnih problema a ne o količini podataka.

Kupovinom modela kupujete i know how

Danas je moguće kupiti analitički model podataka za gotovo sve važnije industrije. Postoje modeli za distribuciju robe široke potrošnje, telekom industriju, bankarsku industriju i drugi. Netko je negdje to već radio i možda zna bolje od nas kako se to treba raditi. Dakle, s modelom osim struktura podataka kupujete vrlo vrijedni know-how. Ovo je dobar pristup ako na raspolaganju imate nedovoljno internog znanja te ako zahtjevi koje definira poslovanje nisu iznimno specifični. Najveći zazov koji se javlja kod implementacije kupljenog modela je nepotpunost podataka na izvornim sustavima. Određeni podaci možda nisu relevantni za poslovanje no analitički model podataka ih podrazumijeva te je u takvim slučajevima potrebno ili raditi preinake modela ili poslovnih procesa i izvornih sustava te ponekad pristati na određena ograničenja. Ako je potrebno raditi puno ovakvih preinaka postavlja se pitanje isplativosti kupnje samog modela. Ipak, kupljeni model ima rješenja za probleme za koje u početku nismo ni znali da ćemo ih imati te je zbog vrijedno razmotriti tu opciju.

Razvoj modela iz nule s druge strane ima svoje prednosti ali i moguće zamke. Nije potrebno trošiti dodatno vrijeme da se razvija kompleksni ETL jer model to zahtjeva nego je model puno lakše prilagoditi, odnosno približiti modelu podataka koji se nalazi na izvornom transakcijskom sustavu odnosno potrebama i zahtjevima klijenta. Osim toga sve specifičnosti koje odlučimo implementirati u startu postaju dio modela a ne nekakva preinaka ili zakrpa zbog koje moramo pristati na određene kompromise i ograničenja. Međutim, naknadna proširenja te održavanje modela su slabe točke ovakvog rješenja. Ako su očekivanja i zahtjevi korisnika inicijalno bili slabo definirani, na razvoj i održavanje ovakvog rješenja dugoročno ćemo potrošiti puno više novca.

Testirajte, testirajte, testirajte

Testiranje je najdosadniji i najteži svakog IT projekta. Kod BI projekata još je važnije staviti imperativ na testiranje jer je o točnosti podataka direktno ovisi uspješnost projekta. Većina nečistih podataka koje imate u po različitim transakcijskim sustavima u ovoj će fazi isplivati. Najčešće se u tom slučaju primjenjuju različite metode automatskog pročišćavanja podataka no budite svjesni da će dio posla trebati odraditi ručno.

Svi članovi tima trebaju testirati rješenje svatko u svojoj domeni odgovornosti te taj posao treba odraditi s posebnom pažnjom. Ovakvim pristupom kod korisnika osigurat ćete povjerenje u podatke koje je nužno da bi se sustav u budućnosti aktivno koristio.

BI strategija će pomoći da ne zalutate

Detaljna BI strategija tvrtki će omogućiti sve potrebne informacije koje su joj potrebne da razumije promjene koje se događaju u poslovanju te na tržištu na kojem posluju bilo da se radi o strateškim, taktičkim ili operativnim potrebama. Stoga je važno da BI strategija bude dobro usklađena s poslovnim potrebama.

Kreiranje BI strategije podrazumijeva nekoliko osnovnih koraka. Prvi korak je dobivanje formalnog zahtjeva od uprave da se BI strategija definira. Bilo kakva strategija bez potpore s vrha neće se moći uspješno implementirati. Nakon toga potrebno je snimiti trenutno stanje te popisati sve izvještajne procese, tehnologije, alate, troškove, licence, korisnike i načine upravljanja podacima koji trenutno egzistiraju u tvrtki. Sljedeći korak je definiranje ciljeva strategije gdje je važno da se detaljno opiše gdje se BI kao funkcija nalazi u organizacijskoj strukturi, uloge, način upravljanja sustavom i podacima, arhitekturu sustava te kako BI podržava sveukupno poslovanje tvrtke.

Implementacijom BI strategije osigurat će se da buduće BI rješenje bude usklađeno s poslovnim ciljevima tvrtke te da uspješno odgovori na sve poslovne zahtjeve koje pred BI sustav stavlja poslovanje.

Ne eksperimentirajte s tehnologijom

Odabir tehnologije je ključan za uspjeh projekta. Ako već postoji definirana BI strategija ona treba definirati osnovne smjernice za odabir tehnologije. No ako BI strategija nije definirana odluka se mora donijeti ad-hoc.

Iako većina proizvođača BI analitičkih rješenja može odgovoriti na 99% zahtjeva prosječne tvrtke s odabirom tehnologije ne treba eksperimentirati. Potrebno je odabrati rješenje koje će omogućiti jednostavna proširenja sustava i prihvatljivi trošak održavanja. U obzir treba uzeti i dostupnost resursa sa specifičnim znanjima o konkretnoj tehnologiji te razvijenost zajednice i dostupnost znanja na internetu.

Power BI

Nedavno je analitička kuća Gartner objavila BI magični kvadrant za 2017 godinu. Microsoft je ponovno, desetu godinu za redom potvrdio svoj status apsolutnog autoriteta u ovoj domeni svrstavajući se u Leaders kvadrant. Osim toga Microsoft je istaknut kao proizvođač s najkompletnijom vizijom svog rješenja. Usporedbe radi, prije samo 2 godine u ovom kvadrantu nalazilo se ukupno 8 proizvođača dok je u ovogodišnjem ostala konkurencija od ukupno 3 proizvođača.

U usporedbi s pozicijom koju je Microsoft držao prošle godine vidljiv je pomak u obe kategorije: ability to execute te completeness of vision. Razlog za ovaj skok leži u kontinuiranom razvoju Power BI rješenja te sve većoj bazi aktivnih korisnika. Power BI rješenje omogućuje gotovo bilo kome da se spoji na vlastite izvorne sustave te kreira bogate vizualizacije u samo nekoliko klikova. Podatke je moguće dohvatiti iz različitih izvora neovisno o tome dali su u oblaku ili na poslužitelju unutar tvrtke te za to nije potrebno kreirati kompleksne ETL procedure.

Dakle radi se o punokrvnom samoposlužnom BI rješenju koje je u desktop verziji potpuno besplatno dok je cijena mjesečne pretplate na Power BI portal po korisniku samo 9,99 USD. Ovim se Power BI svrstava među rješenja s najnižim troškom vlasništva na tržištu.

 

Popularne teme
.NET ABAP ADFS Agile Always On Anemic Model Angular Azure Backbone BI BI projekti Bootstrap building people business inteligence Business Intelligence Change Chrome CI CITCON Claims compile Continuous Delivery continuous deployment Continuous Integration CSR d3js data data visualization Data visualization alati DDD dekompozicija dependency injection dinamička forma dinamički parametri dinamički query distribuirani razvoj Domain-Driven design DOP društvena odgovornost edge-based video analytics Eliminating waste enkapsulacija enterprise razvoj softvera ERP ETL Excel FIORI Frontend game Geopackage GPKG GIS Git Groovy heat map HICCUPS Hichert HTML IBCS interoperability invision IoT IPSO izvještavanje java java lambde benchmark JavaFX Javascript Jazz Build Engine JBE Jenkins jquery jqueryui jsfiddle JVM Kaizen Kanban KING ICT Kingovci Knockout kvaliteta leadership Lean M language Management Maven Metodologija microservices Microsoft mobile Mobility mockups moć monday game NetWeaver network nodejs OGC OKR open source optimizacija organizacija organizacijska struktura OutOfMemoryError outsourcing paginacija Performance performanse PERT PMI podatkovni skup pouzdanost Power BI Power Map Power Pivot Power Query Power View pretraga proces procjena Product Owner programming proizvod Project manager projektni plan radar Rational Team Concert razvoj tima Release resize responsive charts REST retrospektiva Rich-Domain model Roko Roić rolling wave planning RTC SAP scale scatterplot chart Scrum scrum team scrum tim service boundaries single responsibility principle Single Sign-On smart metering SoapUI social responsibility softver Software software prototyping Software Testing Club Spring Boot SQL standard sustav videonadzora svg Team team building team development Team Foundation Server terminski plan Testing tim timesheet timovi Toggl.com touch transakcijski nadzor tražilica Uspjeh Visual Studio vodstvo vodstvo leadership moć društvena odgovornost DOP social responsibility CSR vođenje projekata WBS Web Zagreb STC

PRIJAVA NA NEWSLETTER

Najnovije novosti iz ICT svijeta