Marko Krencer
Autor:
Marko Krencer

Analitičar

Priprema za intervju s korisnikom

  • 28.8.2017

Kroz iskustvo rada u ulozi poslovnog analitičara, intervjui s korisnicima pokazali su mi se kao najvrjedniji izvor informacija o proizvodu kojega trebamo razviti. Ugovori, pravilnici, zakoni i ostala dostupna dokumentacija svakako su korisni izvori, ali njihovo proučavanje tek je pretpostavka kvalitetne pripreme za susret s korisnicima. Pored prikupljanja informacija, putem neposredne interakcije na intervjuima korisnika se uključuje i u modeliranje proizvoda, što rezultira povećanim entuzijazmom za suradnju te uspostavom odnosa obostranog povjerenja.

Kažu da je priprema pola uspjeha

Kako bi nama analitičarima učinili život zanimljivijim, korisnici vrlo često ne znaju što točno žele ili ne znaju jasno izraziti svoje potrebe. Kada je više korisnika uključeno u razvoj proizvoda, oni se često razilaze u mišljenjima, želje im se bitno razlikuju ili na površinu izbijaju tinjajući sukobi unutar organizacije. Ako u obzir uzmemo i ograničeno vrijeme trajanja intervjua, stvari lako odu u krivom smjeru, pa takva radionica može završiti s vrlo malo prikupljenih korisnih informacija.

Moj, odnosno cilj poslovnog analitičara, jest izvući maksimum iz intervjua kako bih minimizirao broj ponavljanja radionica i bolje opravdao vlastito i korisnikovo vrijeme utrošeno u zajedničke radionice. Tu mi puno pomaže kreiranje dokumenta pripreme kojega držim otvorenog za vrijeme trajanja intervjua kako bih fokus zadržao na bitnome.

Kako izgleda priprema?

Dokument pripreme sastoji se od više cjelina i strukturiran je na sljedeći način:

Cilj – razlog održavanja intervjua odnosno vrijednost koju želim proizvesti. Pogled na cilj pomaže mi održati vlastiti fokus na bitnome.

Korisnici – popis korisnika praktičan je kod radionica s većim brojem korisnika jer uz pomoć njega brzo i lako provjerim jesu li svi na broju odnosno mogu li krenuti s uvodom.

Uvod – čekanje da se svi sudionici okupe obično prolazi u razgovorima o vremenu, Ligi prvaka ili geopolitici J. Nakon toga nije baš prirodno odmah krenuti s pitanjima, pa obično pripremim par rečenica uvoda u temu i predstavim svoje ciljeve intervjua. Ponekad korisnik sam želi napraviti uvod u radionicu pa ovaj dio preskočim ili samo nadopunim korisnika ako je potrebno.

Pitanja – cilj radionice ostvaruje se prikupljanjem i analizom informacija iz odgovora na unaprijed pripremljena pitanja. Osim toga, ode li diskusija u nepotrebnu širinu, najlakše ju je 'presjeći' sljedećim pitanjem i time vratiti fokus na bitno.

Zaključak – nakon postavljenih pitanja ili, u lošijem scenariju, nakon isteka vremena intervju se privodi kraju. Nekoliko pripremljenih natuknica pomažu kod zaključivanja intervjua.

Priprema je skup natuknica namijenjenih samome sebi, dakle neformalan i samo djelomično strukturiran dokument. Ovisno o prilici, neke navedene cjeline neće biti potrebne, npr. 'Korisnici' – u slučaju dugotrajne suradnje ili 'Cilj' – kod razrade manjih nadogradnji sustava.

Korisnici ponekad pogrešno pretpostavljaju da mi o njihovoj domeni znamo više nego što stvarno znamo pa im odgovori znaju biti nepotpuni. Zato ih moramo pažljivo slušati i postavljati im odgovarajuća potpitanja. Neka se pitanja nameću tek nakon dodatne analize, pa nije uvijek moguće ispuniti kvotu pitanja i odgovora, niti bi to trebao biti jedini cilj intervjua.

Drugim riječima, cilj pripreme nije svesti intervju s korisnikom na robotizirano postavljanje pitanja, niti je pristojno prekidati korisnika kod svakog manjeg skretanja s teme. Cilj pripreme je kreirati alat koji će meni kao poslovnom analitičaru pomoći usmjeriti intervju u željenom smjeru.

Kako uistinu izgleda priprema?

Da ne ostanem samo na teoriji, za kraj prikazujem jedan primjer pripreme za izmišljenu radionicu s izmišljenim korisnikom :).

Naručitelj želi nadograditi postojeći sustav novim modulom za upravljanje ljudskim resursima

Cilj

Prikupiti sve informacije potrebne za kreiranje mockupa novog modula

Korisnici

Pero Perić, voditelj odjela informatike

Ana Anić, voditeljica HR odjela

Ivan Ivić, administrator modula

Uvod

Proučio sam sve dostavljene materijale, strukturu vaše organizacije te letimično i CV-eve vaših stručnjaka. Prethodno smo dogovorili da vam najprije isporučimo skice ekrana novog modula. Nakon proučavanja dostavljenih materijala imam nekoliko pitanja i nedoumica, pa sam vas zamolio da se nađemo kako biste mi ih pomogli riješiti.

Pitanja

          Dostavili ste mi obrasce procjene zaposlenika "360 stupnjeva", no tamo je mnoštvo podataka: koje od njih želite spremati u sustav?

o  

          Želite li arhivirati sve ili dio podataka o bivšim djelatnicima?

o  

          Možete li kreirati i dostaviti nam hijerarhijski strukturiran šifrarnik radnih mjesta?

o  

          Ana, želite li kao voditeljica odjela imati pristup dodatnim funkcionalnostima u modulu, i ako da – kojima?

o  

          U dostavljenoj dokumentaciji ne spominju se izvještaji. Jesu li vam potrebni kakvi izvještaji iz modula, i ako da – kakvog formata?

o  

Zaključak

-        Hvala svima na odgovorima! Imate li vi kakvih pitanja ili smatrate da smo nešto preskočili?

          Ja ću svima poslati bilješku sastanka, a Vas Ivane molim da mi sukladno dogovoru dostavite označena polja u obrascima procjene zaposlenika “360 stupnjeva“ koja želite da spremimo u sustav.

          Odgovara li vam ovaj isti termin i idući tjedan da vam prezentiramo skice ekrana?

Zaključak

Priprema za intervju s korisnikom nije ništa novo, napredno ili inovativno. To je jednostavan i praktičan alat za čije je kreiranje često dovoljno uložiti 20-ak minuta vremena a itekako je koristan u praktičnom radu te može donijeti razliku u ključnim trenucima intervjua. Smatram da je priprema za intervjue s korisnicima poželjan a često ignoriran alat dobre prakse poslovnog analitičara te se nadam da sam uspio barem djelomično prikazati njegovu korist. :)

Popularne teme
.NET ABAP ADFS Agile Always On Anemic Model Angular Azure Backbone benchmark BI BI projekti Bootstrap building people business inteligence Business Intelligence Change Chrome CI CITCON Claims compile Continuous Delivery continuous deployment Continuous Integration CSR d3js data data visualization Data visualization alati DDD dekompozicija dependency injection dinamička forma dinamički parametri dinamički query distribuirani razvoj Domain-Driven design DOP društvena odgovornost edge-based video analytics Eliminating waste enkapsulacija enterprise razvoj softvera ERP ETL Excel FIORI Frontend game Geopackage GPKG GIS Git Groovy heat map HICCUPS Hichert HTML IBCS interoperability invision IoT IPSO izvještavanje java JavaFX Javascript Jazz Build Engine JBE Jenkins jquery jqueryui jsfiddle JVM Kaizen Kanban king KING ICT Kingovci Knockout kvaliteta lambde leadership Lean legacy code M language Management Maven Metodologija microservices Microsoft mobile Mobility mockups moć monday game NetWeaver network nodejs oblikovni obrasci OGC OKR open source optimizacija organizacija organizacijska struktura OutOfMemoryError outsourcing overengineering paginacija Performance performanse PERT PMI PMP; Agile; Project management; Scrum; KING ICT; razvoj; metodologija podatkovni skup pouzdanost Power BI Power Map Power Pivot Power Query Power View pretraga proces procjena Product Owner programming proizvod Project manager projektni plan radar Rational Team Concert razvoj tima refaktoriranje Release resize responsive charts REST retrospektiva Rich-Domain model Roko Roić rolling wave planning RTC SAP scale scatterplot chart Scrum scrum team scrum tim service boundaries single responsibility principle Single Sign-On smart metering SoapUI social responsibility softver Software software prototyping Software Testing Club Spring Boot SQL standard sustav videonadzora svg tdd Team team building team development Team Foundation Server tech tehnologije terminski plan Testing tim timesheet timovi Toggl.com touch transakcijski nadzor tražilica underengineering unit testing Uspjeh Visual Studio vodstvo vodstvo leadership moć društvena odgovornost DOP social responsibility CSR vođenje projekata WBS Web Zagreb STC

PRIJAVA NA NEWSLETTER

Najnovije novosti iz ICT svijeta